Ärendecontroller med samordningsansvar - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om tjänsten

Diarium och arkiv utgör en viktig servicefunktion till allmänheten genom sin hantering av Länsstyrelsens allmänna handlingar. Funktionen är också styrande och stödjande till myndighetens hela verksamhet inom området dokument- och ärendehantering. Funktionen, som tillhör Stabsenheten för juridik, består av ett team där fyra registratorer och en arkivarie ingår.

Som ärendecontroller med samordningsansvar arbetar du med funktionens ordinarie arbetsuppgifter, men har också ett särskilt ansvar för att samordna det dagliga arbetet, arbeta med myndighetsövergripande underlag som stöd till chefer samt utveckla verksamheten. Du kommer att företräda Länsstyrelsen i specifika frågor, till exempel som representant i nationella nätverk, följa upp och ta fram statistik för ärendehantering samt samordna Länsstyrelsens ärenderedovisning till Justitiekanslern.

I din roll kommer du ha ett varierande flöde av arbetsuppgifter. Du kommer exempelvis att sköta posthantering, diarieföring, bevakning och expediering av handlingar. I arbetet ingår att kvalitetsgranska diarieföring samt att bedöma inkomna handlingar och hantera dessa enligt gällande lagstiftning och interna rutiner. Tempot kan emellanåt vara högt och det är viktigt att inte tumma på kvaliteten och servicen i arbetet.

Arbetsgruppen har ett teambaserat arbetssätt där samtliga ska kunna vissa grunduppdrag för att minska sårbarheten och det är viktigt att du trivs att vara en del av teamet och att du aktivt bidrar till teamets utveckling.

Läs mer om oss och vår verksamhet på www.lansstyrelsen.se/vastmanland

Kvalifikationer

Krav

• Diplomerad registrator eller motsvarande erfarenhet.
• Erfarenhet av administrativ roll där du bland annat arbetat med digitalt dokument/ärendehanteringssystem inom offentlig förvaltning, helst statlig verksamhet.
• Goda IT-kunskaper och kunskaper i Excel
• Kunskap och erfarenhet om de lagar och förordningar som styr dokumenthantering inom offentlig verksamhet

Meriterande

• Erfarenhet av samordnande uppdrag inom diarium eller arkiv
• Erfarenhet av att planera och genomföra utbildningar
• Erfarenhet av att arbeta i Platina och/eller Hypergene
• Erfarenhet av att arbeta med arkivfrågor
• Erfarenhet av att arbeta med signalskydd och/eller säkerhetsskyddsklassificerade handlingar

Personliga egenskaper

Du har ett hälsosamt förhållningssätt till arbetet, vilket märks bland annat på hur du planerar och genomför dina uppdrag. Som person ligger ditt fokus på möjligheter snarare än hinder.

I denna roll stöttar du många kollegor inom ditt expertområde. Därför är det viktigt med en god samarbetsförmåga och ett lyhört sätt att lösa problem. Du leder dig själv och driver dina frågor framåt med en god struktur och effektivitet. Du har ett gott omdöme och analyserande förmåga som kommer väl till pass när du möter nya utmaningar och behöver tänkta nytt utifrån ett helhetsperspektiv. Att hålla utbildning internt förekommer och ställer krav på en kommunikativ kompetens. 

Vi fäster stor vikt vid den personliga lämpligheten och ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat.

Villkor