Registrators och arkivkompetens, flera roller - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi utvecklar vår verksamhet och söker fler roller till oss! I denna rekryteringsprocess ber vi dig svara på de frågor som du får när du skickar in din ansökan då de kommer ligga till grund för det första urvalet vi gör. Vi ber dig svara på vilken roll du främst är intresserad av och sen besvara ett par korta frågor tillhörande rollen. Vi är öppna för att sätta samman en roll baserad på din kunskap inom diarieföring och arkivering som omfattar en eller flera av rollerna nedan. 

Du blir anställd och kommer tillhöra enheten för centraldiariet som ansvarar för diarieföring och arkivverksamhet. Enheten är Länsstyrelsen Östergötlands väg in till myndigheten och erbjuder förutom expertkunskap kring diarieföring och arkivering, service i form av styrning, stöd, information och råd internt och externt. Tillsammans med övriga enheter på Avdelningen Verksamhetsstöd jobbar vi mot visionen att ”vara ett expertstöd för myndighetens bästa”. Centraldiariets framåtriktade avsiktsförklaring är ”Vi är den registratur som andra länsstyrelser vill vara genom att säkra nutiden för framtiden” och nu söker vi personer som vill bidra till vår fortsatta utveckling. Centraldiariet präglas av utveckling och under 2024 genomför vi bland annat en pilot där vi under året undersöker möjligheten och avser att stötta andra länsstyrelser samt andra statliga myndigheter med diarieföring på distans. 

Registrator:

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att arbeta med att diarieföra och lämna ut handlingar, öppna myndighetens post, stötta handläggare genom information och utbildning samt att delta i det dagliga arbetet i arkivet. I rollen har du helheten i fokus och skiftar mellan uppgifter och arbetssätt utifrån fattade beslut. 

Vi vill att du har minst 1 års aktuell erfarenhet av heltidsarbete som registrator inom offentlig sektor. Du har erfarenhet av att prioritera mellan arbetsuppgifter i samarbete med kollegor.
Meriterande är diplomering/certifiering eller utbildning som registrator/dokumentcontroller samt kunskap om och erfarenhet av sekretess samt signalskyddssystem. Anställningen är en särskild visstidsanställning under 12 månader på heltid 100%. Tillträde enligt överenskommelse. 

Registrator för digital diarieföring:

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter blir att utgöra ett stöd till andra länsstyrelser samt andra statliga myndigheter i Östergötland inom digital diarieföring och registratur. Det kan bli aktuellt med besök hos stödmottagande myndighet men huvudsakligen sker diarieföringen på distans med bas på vårt kontor i Linköping. Övrig tid, utöver stöd till andra myndigheter, arbetar du med enhetens ordinarie registratorsverksamhet.

För denna roll vill vi att du har minst 1 års aktuell erfarenhet av heltidsarbete som registrator inom offentlig sektor. Du ska ha dokumenterad erfarenhet av diarieföring på distans samt ha erfarenhet av teamarbete på distans. Du har erfarenhet av att utifrån helhetsperspektivet, självständigt kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter. Meriterande är diplomering/certifiering eller utbildning som registrator/dokumentcontroller samt erfarenhet av Platina. Anställningen är en särskild visstidsanställning under 12 månader på heltid 100%. Tillträde enligt överenskommelse. 

Registrators- och arkivassistent:

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är diarieföring i begränsad omfattning som stöd och avlastning för registratorsteamet vid bland annat arbetstoppar. Övrig tid sker arbete med digitalisering av äldre arkivmaterial samt arkivvård.  

Vi vill att du har minst 1 års erfarenhet inom registratur/arkiv där dokumenterad erfarenhet av diarieföring och digitalisering av arkivmaterial ingår. Du ska ha erfarenhet av arbete i arkiv inom offentlig sektor. Anställningen är en särskild visstidsanställning under 12 månader på heltid 100%. Tillträde enligt överenskommelse. 

Arkivassistent:

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är utredning och inventering av arkivmaterial som omfattas av sekretess. 

Vi vill att du har erfarenhet av självständigt utredningsarbete inom offentlig sektor samt hög kunskap kring sekretess och offentlighet och sekretesslagen. Du har erfarenhet av att ordna handlingar, analogt arkivarbete och/eller digitalisering av äldre arkivmaterial. Meriterande är utbildning inom arkiv alternativt utbildning i juridik. Anställningen är en särskild visstidsanställning under 12 månader på 50-75% i omfattning. 

För samtliga roller söker vi dig som är självgående, ansvarsfull, strukturerad och noggrann. Du trivs med varierade arbetsuppgifter. Du har hög servicekänsla, är engagerad och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Vid samtliga tillsättningar kommer vi lägga stor vikt vid personlig lämplighet, erfarenhet och kompetens och vill att du blir ett tillskott i vårt team. 

Om oss som myndighet

Länsstyrelsen Östergötland är en statlig myndighet och vårt kontor ligger i centrala Linköping. Som anställd hos oss har du bland annat friskvårdstimme, friskvårdsbidrag, utökad föräldrapenning och flexarbetstid. Vi erbjuder möjligheten till distansarbete upp till två dagar i veckan i genomsnitt om verksamheten tillåter. Läs mer om oss, våra förmåner, vår värdegrund, hur det är att arbeta hos oss www.lansstyrelsen.se/ostergotland

Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning. 

Vill du veta mer kontakta Enhetschef Annika Hallgren, tel. 010-223 53 10. Fackliga företrädare för SACO är Magnus Roback, tel. 010-223 54 89 och för ST är Nina Stenmark, tel. 010-223 53 04.

Välkommen med din ansökan som du skickar via www.varbi.com. Din ansökan ska ha inkommit senast 23 april, ange ref nr: 6324.