Koordinator till landshövdingen

Beskrivning

Som koordinator är dina arbetsuppgifter att ge kvalificerat administrativt stöd till myndighetens högsta chef, landshövdingen.

Det är en nyckelroll där du är ingången för personer och aktörer, både interna och externa, som vill få kontakt med landshövdingen. Arbetet är inriktat på samarbete och kräver god struktur, organisationsförmåga, noggrannhet och hög stresströskel. Ditt ansvar är att säkerställa att uppgifterna utförs effektivt och i tid.

I rollen ingår också att stödja och samordna länsrådets och ledningsgruppens arbete.

Rollen kräver hög grad av diskretion eftersom du har detaljerad insyn i landshövdingens och myndighetens verksamhet.  

Att vara landshövdingens koordinator förutsätter flexibilitet. Vid enstaka tillfällen kan arbete på kvällar och helger förekomma.

Som koordinator ingår du i ett team runt landshövdingen som även består av länsråd, kommunikationschef, pressansvarig, residensets husföreståndare och landshövdingens chaufför.

Rollen är organiserad på avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd, enheten för kommunikation. Du rapporterar till landshövding och kommunikationschef.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna innebär ansvar för all daglig administration och stöd till landshövdingen. Det innebär att koordinera och uppdatera kalendrar, schemalägga möten och ansvara för inbjudningar och evenemang, samt koordinera högprofilerade besök och sköta logistik vid möten och arrangemang. Du är huvudkontakt mot länets aktörer, Hovet och Regeringskansliet.

Du sköter landshövdingens e-post genom att självständigt granska, prioritera och svara, samt planerar och bokar tjänsteresor. Du ansvarar också för ekonomihantering och skriver dagordning till möten, förbereder underlag och tar mötesanteckningar.

Rollen innebär även att tillhandahålla visst administrativt stöd till länsråd.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en flerårig och dokumenterad erfarenhet av liknande roller som exempelvis chefssekreterare, VD-sekreterare eller andra roller som administrativt stöd till högre chefer.

Du ska ha:

• avslutad gymnasieutbildning.
• goda kunskaper i Microsoft Officepaket.
• god förmåga att hantera administrativa uppgifter.
• god erfarenhet av ekonomihantering.
• mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• eftergymnasial utbildning inom administration eller motsvarande.
  
  

Du har en mycket god förmåga att arbeta självständigt och hantera flera uppgifter samtidigt under tidspress. Det är viktigt att du kan planera och strukturera arbetet på ett effektivt sätt. För att du ska lyckas i rollen är engagemang, ansvarstagande och drivkraft avgörande faktorer såväl som din samarbetsförmåga.

Den profil vi ser för den här rollen är:

• Proaktiv och lösningsorienterad: du förutser problem innan de uppstår och tar initiativ för att åtgärda dem.
• Anpassningsbar och stresstålig: du anpassar dig efter förändrade omständigheter och hanterar oväntade utmaningar smidigt.
• Relationsbyggande och nätverkande: du bygger starka, förtroendefulla relationer med både interna och externa kontakter.
• Kontinuerligt lärande: du vill ständigt utveckla dig inom din profession och håller dig uppdaterad med ny teknik och nya arbetssätt.
  
  

Villkor