Registrator/Arkivassistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Vi behöver nu förstärka organisationen med en medarbetare på enheten för informationshantering. Är du registrator med erfarenhet av arkiv och trivs du med både självständigt arbete och samarbete? Då är detta tjänsten för dig!

Tjänsten som registrator/arkivassistent är placerad på enheten för informationshantering. Enheten ansvarar för Länsstyrelsens arkiv och registratur. Exempel på arbetsuppgifter är hantering av inkomna handlingar, arkivering, informationsklassning av information samt implementering av dataskyddsförordningen. Enheten har ett utvecklings- och utbildningsuppdrag i att utveckla dokumenthanteringen inom Länsstyrelsen och tillse att ärenden är kompletta, att information är klassad och att informationen kan eftersökas.

Arbetsuppgifter

Arbetet handlar i första hand om registratorsuppgifter men det förekommer också arbete inom arkiv (exempelvis utlämnande av allmän handling från arkiv, förstärkning vid frånvaro, etc). Inom registraturen består uppgifterna bland annat av registrering och utlämning av handlingar samt posthantering. Även hantering av säkerhetsskyddsklassad information ingår. Vi använder Platina som ärendehanteringssystem. Stundtals utförs det dagliga arbetet i högt tempo.

Du kommer också att vara delaktig med råd och stöd till verksamheterna rörande registratur och hantering av allmänna handlingar. Totalt får du cirka sex personer som nära kollegor och du kommer även att ha kontakt med andra administrativa funktioner, inte minst när det gäller utvecklingsarbete. Vi arbetar både självständigt och i team.

Dina arbetsuppgifter:

• Registrering och expediering av myndighetens handlingar och ärenden.
• Vara delaktig i arbetet med att utarbeta riktlinjer och vägledningar.
• Delta i utvecklingsarbetet och arbetet med kvalitetssäkring och användbarheten av elektronisk dokumenthantering/informationshantering, registrering och arkivering.
• Utbilda och stötta medarbetare på Länsstyrelsen Värmland inom kompetensområdet.
• Ge service och stöd till allmänheten.
• Utveckla och implementera nya rutiner och arbetsmetoder i registraturen.

Inom enheten informationshantering tillämpas ett tvärfunktionellt arbetssätt. Tjänsten kan därför också till viss del omfatta andra förekommande arbetsuppgifter inom funktionens verksamhetsområden.

Kvalifikationer

Vem är du?

Vi söker dig som har utbildning och/eller några års arbetslivserfarenhet av liknande arbete. Du behöver ha tidigare erfarenhet av diarieföring och utlämnande av allmän handling inom offentlig verksamhet.

För att nå framgång i rollen tror vi att du är trygg i din erfarenhet och kunskap, noggrann och intresserad av att förbättra/delta i förändringsarbete. Du är lösningsorienterad, en god administratör med hög förmåga att prioritera i det dagliga arbetet. Du har lätt för att skapa goda relationer samt att kommunicera. Du trivs med att arbeta såväl självständigt som i grupp och du delar gärna med dig av dina erfarenheter. Du behärskar svenska språket väl i både tal och skrift. Tillsammans på funktionen bidrar alla till hög kvalitet och service.  

Krav för tjänsten:

• Gymnasieutbildning samt registratorsutbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• Erfarenhet av diarieföring och utlämnande av allmän handling inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av att ha arbetat med uppgifter inom arkiv.
• Erfarenhet av ärendehanteringssystem.

Meriterande:

• Erfarenhet av diarieföring inom statlig verksamhet.
• Erfarenhet från arbete vid Länsstyrelse.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet samtidigt som vi värdesätter yrkeserfarenhet och kunskaper inom området.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning. Den genomförs av länsstyrelsen när urvalsprocessen är klar. Processen med säkerhetsprövning innebär att rekryteringsförfarandet kan ta längre tid än vad som är brukligt. Tjänsten innebär placering i myndighetens kris-och krigsorganisation.

Villkor

Provanställning kan komma att tillämpas.