Registrator/administratör, vikariat

Länsstyrelsen söker en registrator alternativt en erfaren administratör med kunskap om diarieföring, posthantering och hantering av allmänna handlingar. Tjänsten är placerad på avdelningen för verksamhetsstyrning och stöd, Ärendeserviceenheten. Enheten består av åtta medarbetare såsom registratorer, vaktmästare, IT-samordnare och chaufför.

Arbetsuppgifter

Du ingår i en grupp med 4 registratorer på den centrala registraturen där fokus ligger på att hantera myndighetens inkommande post, både digitalt och fysiskt. Det innebär diarieföring, fördelning av ärenden, administrera och arkivera handlingar samt utlämnande av allmän handling.

Det är viktigt med struktur, ordning och reda och att tillsammans med kollegorna, kunna fördela och prioritera arbetsuppgifterna när behov finns. Du följer rutiner och riktlinjer som styr verksamheten samt har god kännedom om offentlighetsprincipen.

Ärendeserviceenheten stöttar varandra i enhetens samlade uppdrag men även länsledningen så det är viktigt att vara prestigelös och lösningsfokuserad. Tempot kan emellanåt vara högt och det är viktigt att inte tumma på service och kvalitét.

Kvalifikationer och profil

Vi söker dig som har:

• Godkänd gymnasieutbildning
• Ett serviceinriktat förhållningssätt
• Erfarenhet att arbeta som registrator eller motsvarande som vi bedömer likvärdigt
• Erfarenhet från offentlig förvaltning
• Goda kunskaper om de lagar och förordningar som styr dokumenthantering inom offentlig förvaltning, inklusive offentlighets- och sekretesslagen
• Goda kunskaper i MS Office
• En väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift
• Goda IT-kunskaper
• Är lösningsfokuserad och arbetar med ständiga förbättringar

Det är meriterande om du har:

• Kännedom om länsstyrelsen organisation och uppdrag
• Kunskap om ärendehanteringssystemet Platina
• Erfarenhet av att arbeta med säkerhetsklassad information

Stor vikt kommer läggas på dina personliga egenskaper. Vi ser gärna att du:

• Är strukturerad och självgående med hög integritet
• Har förmågan att prioritera arbetsuppgifter, utföra dem korrekt och i tid
• Har god samarbetsförmåga
• Är prestigelös och har ett lärande förhållningssätt
• Är trygg i din roll och trivs med att hålla en hög servicenivå med ett gott bemötande
• Kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt
• Är positiv och bidrar till ett bra arbetsklimat
• Klarar av perioder med tempoväxlingar avseende arbetsbelastning

Om tjänsten

Anställningen är ett vikariat och därmed en visstidsanställning på ca 1 år. Anställningen är på 100%. Provanställning på sex månader tillämpas. Tillträde snarast. Alla tjänster på Länsstyrelsen kan vara föremål för säkerhetsprövning och krigsplacering beroende på uppdragets utformning.

Information

Mer information om arbetsuppgifterna får du av enhetschef Irene Söderberg som nås via växeltelefon 010-223 40 00. Fackliga företrädare är Patrik Holmer (Saco-S, växel 010-223 40 00) och Anna Forsberg (ST, växel 010-223 40 00).

Ansökan

Välkommen med din ansökan med meritförteckning och övriga handlingar senast den 17 april. Du ansöker via Länsstyrelsens webbplats www.lansstyrelsen.se/sodermanland.

Utöver CV behöver du även besvara ett antal urvalsfrågor som en del av din ansökan. Dessa frågor utgår från aktuell kravprofil och ligger till grund för det urval som sker i processen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Tänk på att din ansökan blir allmän handling. Det innebär att vem som helst har rätt att få ta del av innehållet i din ansökan. Om du har skyddade personuppgifter så ska du först kontakta HR-enheten för att få hjälp med din ansökan.